Come si preparano i dati, quando sarà il momento.
Qui vedi quali informazioni possono servire per un pilota. Serve a farti un'idea, non a farti lavorare adesso.
Non inviare file, elenchi di clienti o dati operativi adesso. Prima viene la qualificazione. Solo dopo, se si procede, ricevi indicazioni su che cosa serve davvero e su come farlo arrivare. Il sito non riceve caricamenti.
Non devi preparare nulla prima della prima chiamata. Durante la qualificazione si guarda insieme quali dati esistono già, quali servono davvero e quali si possono lasciare fuori.
Le persone
Chi serve coinvolgere.
Referente operativo
È la persona che conosce come vengono costruiti realmente i giri, quali eccezioni contano, quali clienti devono essere serviti in determinati orari e quali regole non risultano chiaramente nei file.
Referente dei dati
È la persona che sa esportare ordini, fermate, mezzi e sequenze dal gestionale, dal TMS, da Excel o dagli altri strumenti utilizzati.
Responsabile del perimetro
È la persona autorizzata a confermare quali giorni, zone, mezzi e scenari includere nel pilota e ad approvare la proposta economica.
In una piccola impresa questi tre ruoli possono appartenere alla stessa persona.
Il perimetro
Prima dei file, serve capire il perimetro.
Un dataset più grande non è automaticamente migliore. È più utile un periodo limitato ma ricostruibile e validabile rispetto a molti dati privi di contesto.
I dati
Dati minimi generalmente necessari.
A · Periodo e baseline
- Data o periodo operativo
- Identificativo del giro, della giornata o della zona
- Sequenza realmente percorsa
- Assegnazione reale degli ordini ai mezzi
- Eventuali partenze, rientri e ritorni al deposito
- Fonte della baseline
B · Fermate
- Codice univoco della fermata
- Indirizzo completo oppure coordinate
- Eventuale deposito di riferimento
- Eventuale finestra oraria
- Tempo di servizio, quando rilevante
- Eventuali note operative strutturate
La baseline è il piano realmente utilizzato dall'azienda. Può essere ricostruita da sequenze esportate, fogli di viaggio, ordini assegnati, registrazioni operative o altre fonti verificabili. Senza una baseline attendibile è possibile valutare un piano nuovo, ma non dichiarare seriamente la differenza rispetto al piano che l'azienda ha realmente eseguito.
C · Ordini
- Codice ordine · fermata associata
- Quantità e unità di misura utilizzata
- Eventuale peso, volume, colli o pallet
- Tipo di operazione: consegna, ritiro o coppia pickup-delivery
- Priorità o obbligatorietà, quando applicabili
D · Mezzi
- Identificativo pseudonimo del mezzo
- Capacità · eventuali capacità multiple
- Deposito di partenza e rientro
- Disponibilità · inizio e fine turno
- Eventuali compatibilità o limitazioni
E · Vincoli operativi
- Finestre orarie · tempi di servizio · turni · pause
- Capacità · precedenze · compatibilità cliente-mezzo
- Pickup e delivery · split · reload o multi-trip · backhaul
- Distanze o durate massime
- Altri vincoli pertinenti presenti nel catalogo Nigin
Nel singolo pilota vengono richiesti soltanto i campi necessari ai vincoli effettivamente attivati. Non ogni dataset deve contenere tutte le informazioni possibili. Il catalogo dei vincoli →
Localizzazione
Indirizzi e coordinate.
Coordinate già verificate possono ridurre l'ambiguità di localizzazione. Sono comunque utilizzabili anche indirizzi completi e corretti, quando il processo concordato prevede normalizzazione o geocodifica.
Un indirizzo completo dovrebbe contenere, quando disponibili: via e numero civico, CAP, comune, provincia, Paese ed eventuale ingresso operativo diverso dalla sede legale.
Coordinate errate possono produrre un risultato peggiore di un indirizzo corretto: per questo indirizzi e coordinate vengono controllati nel perimetro concordato. Indirizzi incompleti, duplicati o ambigui vengono segnalati; la correzione estesa o manuale può richiedere un'attività aggiuntiva.
Il file
Formato dei dati.
Il formato preferito è un CSV con una riga per elemento e intestazioni chiare. Eventuali export XLSX, JSON o provenienti da gestionali vengono valutati durante la qualificazione: non sono formati automatici e possono richiedere conversione.
Come dovrebbe essere il CSV
- Prima riga con i nomi delle colonne
- Struttura coerente · stesso separatore in tutto il file
- Date e orari in formato non ambiguo
- Unità di misura dichiarate · codici univoci
- Nessuna cella unita
- Nessun colore usato come unica fonte di informazione
- Nessuna formula indispensabile non trasformata in valore
- Codifica dei caratteri leggibile
Le colonne riconosciute e la regola del deposito sono descritte nella documentazione tecnica.
Cosa escludere
Dati che normalmente non servono.
Da non inviare
- Nome e cognome dei clienti
- Numeri di telefono personali · indirizzi e-mail personali
- Nomi degli autisti · documenti di identità
- Credenziali di accesso · password
- Accesso completo al gestionale
- Fatturato generale dell'azienda · listini completi
- Margini commerciali per cliente · dati bancari
- Informazioni non pertinenti al perimetro logistico
Quando possibile, utilizza codici cliente, codici ordine, identificativi mezzo e identificativi autista al posto dei nominativi. Si tratta di dati pseudonimizzati, non anonimi: un codice può comunque essere ricondotto al soggetto attraverso altre informazioni. Anche gli indirizzi delle fermate possono costituire informazioni sensibili dal punto di vista commerciale o dati riferibili a persone: per questo non devono essere inviati prima delle istruzioni concordate.
Costi
Dati economici: facoltativi e separati.
Il confronto tecnico può misurare chilometri, durata, mezzi e fattibilità senza conoscere il fatturato o i margini commerciali dell'azienda. Per stimare un possibile effetto economico possono invece essere richiesti soltanto i costi pertinenti al perimetro: consumo medio dei mezzi, costo effettivo del carburante, pedaggi, costi orari pertinenti, straordinari, manutenzione variabile, pneumatici, noleggi o mezzi evitabili soltanto quando realmente modificabili, e altri costi direttamente collegabili al cambiamento del piano.
Questi dati sono facoltativi. Senza di essi Nigin può produrre un confronto tecnico, ma non una stima economica specifica dell'azienda. E in ogni caso, meno chilometri non equivale automaticamente allo stesso importo risparmiato.
Imperfezioni
Che cosa succede se i dati non sono perfetti.
I dati non devono essere perfetti per iniziare la qualificazione. Devono però diventare sufficientemente coerenti prima che il confronto possa essere considerato attendibile. Problemi tipici: fermate duplicate, indirizzi incompleti, coordinate fuori area, ordini senza fermata, quantità senza unità di misura, mezzi senza capacità, finestre temporali incoerenti, sequenze mancanti, identificativi duplicati, orari impossibili, dati non riferibili allo stesso periodo, differenze tra file non riconciliate.
Nigin distingue tra correzioni ordinarie comprese nel perimetro e pulizia dati estesa. Quando il dataset richiede ricostruzione manuale o attività non previste, il lavoro aggiuntivo viene descritto e approvato prima di procedere.
La baseline
La baseline deve rappresentare ciò che è accaduto davvero.
Prima del confronto, il referente operativo valida che fermate, assegnazioni, sequenze, mezzi e principali regole rappresentino correttamente il periodo analizzato. Questa è una validazione operativa, non una certificazione matematica o legale. Se la baseline è incompleta o ricostruita con assunzioni, il report deve indicarlo chiaramente.
Trasmissione
Non inviare niente adesso.
Prima della trasmissione, Nigin comunica per iscritto il perimetro, il canale concordato, le eventuali istruzioni di pseudonimizzazione, i soggetti o provider coinvolti e le condizioni di conservazione o cancellazione. Quando il calcolo richiede un provider esterno di geocodifica o routing, il suo utilizzo e i dati necessari devono essere dichiarati prima dell'avvio.
Le condizioni applicabili sono descritte nelle pagine trattamento dei dati e privacy.
Il primo passo
Per la qualificazione non servono ancora i file.
Per il primo contatto è sufficiente sapere indicativamente: settore, area servita, numero di mezzi, numero medio di fermate, frequenza dei giri, strumento utilizzato per pianificarli, formato degli export disponibili e principale difficoltà che si vuole verificare.
I file operativi vengono richiesti soltanto dopo aver verificato compatibilità e modalità di trasmissione.